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疫情沖擊下,任何一家企業可能都要重新思考「降本增效」的重要性

作者:石墨文檔 來源: 時間:2020-05-22

如果我們只關注「降本」,很容易聯想到「降薪」「裁員」「削減福利」等一系列看起來并不美好的事物,況且治標不治本。但如果我們聚焦「增效」,或許能釜底抽薪,命中問題要害。


企業增效,關鍵在于調度好每一位員工的工作積極性,并通過合理的工作安排,減少企業內無效溝通、重復溝通所浪費的時間成本,從而人效最大化,即企業產能最大化。


企業中的低效時間滲透在平時工作中的方方面面:員工本地寫好一份文檔;打開微信發送;領導收到文檔,查看、修改、確認;員工再次修改。這樣的流程每天都會上演,而且是

集腋成裘,員工每天花費在傳輸文件、查找文件、內容匯總、文件傳輸上的時間并不是個小數目。對于一家10000 人規模的企業來說,每天至少要耗費 90 分鐘的無效時間,這直接導致企業每年需要付出將近 800 萬元的無效成本。


如果再考慮到像文件泄漏這樣的安全問題,企業付出的成本會更大。所以,從長遠角度看,企業需要一個合適的團隊協作工具,來提升團隊跨部門、跨地域的工作效率,并在保證數字資產安全的前提下,將企業內部知識庫打造成團隊決策的智慧大腦。


石墨文檔,可能是最早感知協同價值的團隊工具


早在 6 年前,石墨文檔就注意到企業協同辦公中的效率難題,開始打磨產品、不斷功能上新,希望幫助企業優化工作流程,提升工作效率。


如今,石墨文檔羽翼豐滿,上線了支持 400 余種公式的表格,方便統計數據的表單,適合企業跨部門協作的團隊空間等,并針對企業個性化需求,提供私有化部署服務。


2020 年,遠程辦公風口將至,石墨憑借多年的技術與經驗積累,在眾科技巨頭的紛紛入場下,仍保有自己的一席之地。


全產品矩陣,滿足企業流程化辦公需求


石墨文檔發展至今,已有產品線包含文檔、表格、表單、幻燈片、思維導圖、白板、團隊空間等,基本可以滿足企業辦公場景中的常見需求。



1. 文檔:離線保存,多人編輯


石墨文檔,支持多人在線協作編輯,從而告別郵件、IM 軟件多次傳輸文件煩擾;毫秒級實時多端同步,方便員工隨時隨地開展工作;自動保存文檔編輯歷。史,隨時可追溯查看歷史版本。


石墨還提供了對公文寫作更加友好的「文檔專業版」,可以滿足更高的格式與排版需求,讓公文寫作與出版物編輯等專業化工作變得簡單。

2. 表格:完美兼容 Excel,權限精細化管理


石墨表格,完美兼容本地 Excel 文件,導入導出流暢無損,無格式混亂;提供的 6 大函數類別,400+公式,基本可以覆蓋 90%主流辦公軟件;支持單元格鎖定,可根據不同協作者開放不同層級的查看/編輯權限;支持篩選視圖,協作者可獨立篩選數據而不互相干擾。


借助石墨表格,企業可以極大簡化「多地多人多部門的統計、收集、匯總、驗算」等繁瑣工作,并可靈活搭建企業所需系統。

石墨還提供了可以和表格雙向打通的表單,適用于活動統計、員工年終考察、公司滿意度調查等多種數據收集場景,配合數據可視化分析,企業的信息收集、管理與分析變得更加靈活便捷。


3. 團隊空間:集中存儲,企業外腦


石墨團隊空間,提供企業云盤功能,支持上傳大多數格式文件,并支持 Office、pdf、圖片、音視頻、txt、markdown

等多種格式文件的在線預覽,方便項目組資料共享。


團隊空間中,還可通過組織架構,一鍵為團隊空間添加企業成員,方便部門內及跨部門協作。


同時,「千人千面」的權限體系可以助力企業實現文件、成員權限的精細化管理,確保高效協作,防止信息泄露。

4. 幻燈片、思維導圖、白板:常用功能,應有盡有


石墨還提供支持多人協作的幻燈片,團隊成員可通過二維碼、鏈接分享給觀眾,無論身在何方,演示時觀眾只需打開電腦、手機、Pad 等設備就能實時同步播放,即使遠隔萬里也如同在一個會議室面對面交流。


石墨思維導圖支持多人協作思維碰撞,編輯、修改過程中可實時看到其他協作者標記。


石墨白板讓遠程會議更加高效便捷,多位成員通過音視頻連線,圍繞一個話題各抒己見,邊聊邊寫,邊聊邊畫,討論思路與結果同步呈現。



安全,企業數字資產的重中之重


石墨文檔擁有更多企業專屬功能和更高安全權限管控,適用于對組織管理、文件安全有較高要求的團隊 / 企業。


1. 操作日志,多維度掌握文檔細節


惡意修改、刪除文件,這些頻出的文件危險事件,企業要如何防范?一個多角度、細顆粒度的文件動態查詢機制就顯得必不可少。


企業高級版中的「操作日志」可以幫助企業實時查詢文件的操作動態。


企業創建者和管理員在后臺可以查詢某一時間段的所有操作日志。

也可以查詢某一操作(如創建文件、收藏文件、移動文件等)的所有操作日志。

除此之外,操作日志還可以查詢某一員工、某一文件的所有操作日志。同時,通過多維度累加,企業創建者還可以全維度查詢某一員工在某段時間,對某一文件進行的某一操作的所有日志。


2. 訪問者水印,截圖可追責


社交媒體上頻發的企業文件截圖,給企業聲譽和運營產生了巨大影響。開啟石墨文檔中的訪問者水印,可以防范內部員工惡意截圖傳播,當員工截圖或拍照轉發內部文件時,圖片會帶有員工信息水印,有利于防止資料外泄,也可以保護企業知識產權。

除了明顯水印,石墨還提供雙重水印機制,即使避開明顯水印截圖,也會在圖片中植入肉眼不可見水印,這樣不僅能起到警示作用,也可在事情發生后,方便追責。


3. 高危操作,實時預警


即將跳槽到競對的員工,離職前惡意導出大量敏感文件,以供之后使用;在職員工日常工作時,將重要企業文件備份,泄漏給外部客戶;非銷售組員工拿到了核心銷售策略及內部定價規則……


這些場景可能正在發生,或是在不久的將來。


保護企業數字資產,除了需要精細化的文件權限管理,還需要對文件的操作記錄、頻次等進行實時監控,這樣才能在全流程上,避免出現員工有意無意泄露企業文件等安全事故。


石墨文檔提供的「文件安全預警」功能,可以幫助企業實時監控文件異常狀態,短時間員工大量復制、導出企業文件等異常操作,企業會自動收到郵件通知,降低損失。

除了導出文件數量外,「文件預警」還可以對其他具體事件進行設定,比如打印文件數量、開啟共享開關數量、移動空間文件數量等。



無論是員工的正常還是異常操作,只要當天操作事件數量到達企業預設閾值,系統就會發送郵件提醒企業創建者或管理員,及時響應,控制企業文件外泄。


4. 公開鏈接加密分享


設置文檔公開分享時,可在石墨中設置“需要密碼訪問”或“僅限企業成員訪問”,從而實現文檔的定點定向傳輸,并可有效杜絕內部文檔外泄。

管文件,更是企業管理學

憑借多種精細化的權限設置,以及對企業組織架構的打通,石墨除了可以管理文檔,還可以滿足基本的企業員工管理需求。


1. 離職交接不再難,一鍵接管重要文件


現代企業,管理上有兩大重點,一是對員工的管理,二是對數字資產的管理。大部分傳統企業,數字資產與員工密不可分。當有員工離職時,人員交接不當就會導致交接文件冗雜、被交接人員難以整理,增加時間成本。


對此,石墨文檔企業高級版中的的「一鍵交接」就顯得十分便捷,可以更好幫助員工整理文件、減少對接時間,同時保證文件歸屬于企業,不會隨離職而被員工帶走


簡單來說,石墨的離職交接邏輯是:企業交接人發起交接,只需一個鏈接即可將離職員工文件轉移到公司相關負責人手中。


在這一過程中,交接人可以看到離職員工的文件情況:

交接人可以將離職員工的重要文件轉移到到負責人賬號,同時離職員工賬號會自動清空這些文件。


2.  樹形結構,文件層級一目了然


隨著企業文件不斷增加, 難免會出現文件雜亂,各種堆疊的情況,很容易讓人找東西時無從下手。


石墨企業高級版中的樹形結構,提供的文件層級脈絡,可以讓各種文件堆放一目了然,企業文件管理更為清晰。

利用樹形結構,企業可以規范文件管理,員工按照空間目錄即可快速定位所需文檔和內容。


對于企業管理者來說,也可以根據項目優先級、文件重要程度、參考價值等對團隊空間的文件和文件夾進行排序。


石墨的樹形結構還提供預覽模式,用戶可直接在左側的空間目錄點擊文件夾或文件,右側實時預覽,查看文件內容。


3. 效能看板,可視化分析企業效率


每位老板都應及時關心自己企業的運轉情況,尤其是效率方面。


通過石墨文檔企業高級版中的效率看板,企業管理員能夠了解企業賬號的歷史累計數據、熱門文章等信息。更關鍵的是可以實時查看全公司使用石墨文檔的情況,這為企業管理者深入了解團隊提供了便捷。


通過效能看板,企業可以直觀看到借助協同文檔節省下來的時間和效率提升情況。


6 周年權益


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